Le travail à distance existait depuis fort longtemps, mais n’a pris d’ampleur qu’à partir de 2019 pendant la pandémie de covid 19. Le télétravail s’est accru de manière impressionnante et a aussi fait naître le métier d’assistante virtuelle. Ce dernier vient bouleverser l’ancien système de travail des employeurs et employés et réussir la collaboration entre employeurs et employés représente un défi constant pour tous. Découvre ici des astuces qui te permettront d’entretenir une bonne relation à distance avec ton assistante virtuelle.
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La période test pour une nouvelle collaboration
S’il est déjà difficile de confier ses tâches à faire à une assistante de direction, imagine ta première expérience avec une nouvelle assistante virtuelle. La période test te permet de connaître ses forces et faiblesses. Elle dure environs quelques jours et te permet de savoir quelles missions lui confier. Ce temps d’expérimentation te permet d’éviter des dépenses inutiles à l’avenir au cas où ton assistante virtuelle testée n’est pas qualifiée pour tes tâches à déléguer.
Modération des tâches initiales déléguées
Pour un début, ne surcharge pas ton assistante virtuelle au risque de l’épuiser. Confie-lui des tâches légères afin d’examiner son rythme de travail et de lui en confier un peu plus, au fur et à mesure que vous évoluez. Tout ceci avec une interaction soft et gagnante pour tous. Ceci implique également une bonne communication régulière entre vous. Prends l’habitude de communiquer clairement sur tes besoins avec tes collaborateurs virtuels. Que la nature virtuelle de vos collaborations ne soit pas une entrave à la fluidité de vos échanges.
Recherche et maîtrise des outils pour le travail à distance
Le nombre n’est plus à compter. Les outils pouvant t’aider à réussir un travail à distance, existent en grand nombre et sont diversifiés. Ils te permettent de suivre l’évolution de ton travail avec ton assistante virtuelle, de planifier vos réunions en ligne ou de partager des fichiers. Entre autres, tu utilises Google Drive, Canva, Google Meet, Zoom et surtout E-mail. Ces exemples d’outils facilitent les échanges entre vous et vous permettent de ne pas avoir l’impression de ne jamais vous être vus. Soyez comme des partenaires pour qui la distance n’est pas un frein au succès.
Fais confiance à ton assistante virtuelle
Fais confiance à ton assistante virtuelle si tu veux qu’elle s’investit dans ton business. Elle aura à traiter tes données personnelles si elle doit t’assister dans tes tâches. Pour préserver tes intérêts, tu peux lui faire signer des clauses de confidentialité. En faisant confiance à ton assistante virtuelle, tu exprimes mieux tes besoins et tu contribues à un travail bien fait de sa part.
Fais le bilan de travail mensuel
Je te conseille aussi de demander le point de travail mensuel à ton assistante virtuelle. De préférence par appel vidéo, vous discutez pour savoir si tes tâches déléguées sont effectuées à temps. C’est aussi l’occasion pour toi de comprendre les difficultés que ton assistante virtuelle a eu à rencontrer et de lui faire des suggestions pour un meilleur rendement. Expliquez-vous au cas où il y aurait eu un malentendu et repartez sur de bonnes bases. Fais-lui également part de ses prochaines missions et fournis les informations nécessaires pour les effectuer. Par ailleurs, ton assistante virtuelle est humaine. N’hésite donc pas à engager des discussions avec elle pour discuter d’autres sujets que de tes tâches déléguées.
Si tu te décides à avoir une assistante virtuelle, je suis disponible pour t’accompagner. Laisse-moi un message sur contact@joysdossou.com et discutons de tes tâches chronophages.
Je suis Joys Dossou, une assistante virtuelle passionnée par l’efficacité et la productivité. Avec trois années d’expérience dans le domaine, je suis là pour vous offrir un soutien professionnel et personnalisé dans la gestion de vos tâches administratives, de vos réseaux sociaux et de votre email marketing.
