La plus grande erreur que nous commettons, souvent, c’est de sous-estimer l’organisation au travail. Il est vrai que cela peut sembler difficile ou demander un effort supplémentaire. Mais, une bonne organisation est la source d’efficacité et de productivité inégalées. Dans cet article, je partage avec toi cinq astuces pouvant t’aider à optimiser la gestion de ton temps avec une assistante virtuelle.

1-   Définir tes objectifs pour optimiser ton temps de travail

Tu atteins plus vite tes objectifs lorsque tu les redéfinis en de petites actions Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et temporelles. Le résultat attendu ici, est de pouvoir avoir des tâches concrètes à faire chaque jour qui conduiront à l’atteinte des objectifs. Dire que tu souhaites avoir une assistante virtuelle est déjà trop vague. Tu dois plutôt dire, je lance un recrutement d’assistante virtuelle, j’évalue leurs compétences et j’en choisis une avec qui collaborer. Précise aussi le temps que cela te prendra. Tu arriveras à atteindre plus facilement tes buts.

2-   Adopter la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro t’aide non seulement à organiser ton agenda de travail, mais aussi à être efficace. Cette technique de gestion de temps est simple. C’est d’ailleurs ma préférée. Tout d’abord, il s’agit pour toi de travailler 25 min sans interruption. Tu peux utiliser l’alarme sur ton téléphone pour chronométrer le temps passé. Ensuite, tu marques 05 minutes de pause pour faire tout ce que tu veux. Par exemple, tu peux répondre à tes messages à cet instant de pause. Enfin, tu reprends ce même procédé 04 quatre fois au moins pour effectuer tes tâches étape par étape. Pour ce faire, il te faut fixer clairement tes objectifs et de définir tes priorités.

3-   Savoir dire non aux rendez-vous inutiles

Les distractions sont contre-productives et font partie des choses qui nous retardent dans nos activités. À toi de les modérer et de n’y céder qu’au titre de récompenses quand tu finis une tâche pour une autre. Il peut s’agit d’une pause-café entre collègues ou amis, de jouer aux jeux vidéos ou encore de scroller sur les réseaux sociaux, un temps bien limité soit-il. Dire non aux rendez-vous inutiles te permet aussi de mieux te connaître et de savoir ce que tu veux concrètement. C’est un travail sur soi à faire et qui est bénéfique.

4-   Préparer tes journées de travail en avance

Il te sera plus aisé de programmer, à la veille de chaque journée, ce que tu feras. En effet, prendre de l’avance en fin de journée t’aide à bien préparer la journée suivante. Alors, tu es davantage motivé à travailler et à atteindre tes objectifs en de courts délais. Il peut s’agit d’une “to do list” présentant clairement les différentes tâches sur lesquelles tu travailles. Tout en te fixant de petits objectifs à atteindre et pour en être fier chaque soir, tu as besoin de discipline pour y arriver.

5-   Déléguer des tâches pour mieux gérer son agenda

Peu importe le temps que te prennent tes tâches, tu n’as que 24h en une journée. Certaines de tes tâches, te prendront plus de temps que voulu alors qu’elles sont juste supplémentaires et moins techniques. Déléguer ces tâches t’aide, par exemple à te focaliser sur le plus important dans l’atteinte de tes objectifs. De plus, tu ménages mieux ton temps et tu as du temps pour te reposer. Tu libères de ton temps pour ta famille et tu peux aussi faire des voyages pour te détendre. Déléguer à une assistante virtuelle tes tâches telles que gérer la prise de tes rendez-vous t’aide aussi à surmonter la procrastination. Prends les bonnes décisions à temps et propulse le succès dans ton entreprise.